La división del trabajo y del conocimiento ha estado
presente desde que se inició la vida social, y a medida que ésta fue
evolucionando, surgió una especialización del trabajo profesional. Con la
aparición de las primeras empresas de producción en masa, se creó la necesidad
de conocimiento en las áreas de producción, finanzas y comercialización, y
debido a los reclamos sociales y de la Iglesia, que exigían mejores condiciones
de trabajo para el personal, se creó un nuevo campo de trabajo o área de las
empresas, hoy conocido como recursos humanos.
Para que las empresas logren ser competitivas
es necesario que sus áreas funcionales realicen sus actividades de trabajo lo
más eficientemente posible, optimicen el uso de sus recursos y conozcan su
entorno.
De esta manera, definimos al
área funcional como la división del trabajo especializado de las actividades
propias y necesarias de todo organismo social (empresa). En la práctica, el
nombre y el número de las áreas funcionales cambian según la organización y el
tamaño de la empresa. Las principales áreas funcionales de las empresas son:
de manera
conjunta con el área de producción, pues sin la comercialización de los pro-
ductos o servicios no hay negocio para la empresa: "se considera producto
o servicio todo bien tangible o intangible que ofrece la empresa y sus
competidores a un conjunto de dientes-usuarios de un mercado determinado para
satisfacer sus necesidades o deseos. Los productos pueden ser un bien
material, un servicio o una mezcla de ambos". (Hernán- dez y Rodríguez,
2008:280)
Desde el punto de vista de la mercadotecnia, el mercado es el conjunto
de personas que, ya sea de una manera individual u organizada, tienen la
necesidad de determinados productos y poseen las condiciones para comprarlos.
La administración de la mercadotecnia es el proceso de planeación de
estrategias efectivas, su implementación y control, que aseguren un análisis de
las oportunidades del mercado para lograr los objetivos de la organización. A
la mercadotecnia le corresponde la definición del producto o servicio, es
decir, la definición de sus atributos, como presentación, contenido, envase,
etiqueta, empaque etcétera.
Uno de los objetivos
principales del área es la comercialización y distribución de los productos o
servicios de la empresa para obtener un beneficio tanto para la empresa como
para la entera satisfacción de los clientes. En las empresas del sector público
(educación, salud, seguridad, justicia, etcétera) y en las empresas no
lucrativas, la finalidad del área de mercadotecnia es dar a conocer sus
servicios y evaluar de manera continua la satisfacción de los usuarios, así
como su imagen pública. En las micro y en las pequeñas empresas es difícil que
exista un departamento de mercadotecnia como tal; sin embargo, la función es
cubierta por el dueño o alguna, persona destinada para ello.
Los partidos políticos, aun cuando no realizan ventas ni promueven
servicios, también requieren del uso de la mercadotecnia para dar a conocer
sus plataformas políticas, estudiar los mercados electorales y desarrollar las
estrategias acordes con cada grupo electoral para tratar de aumentar su ámbito
de influencia.
El público consumidor se encuentra en contacto
con la mercadotecnia cuando efectúa compras de productos de consumo o ve
anuncios publicitarios de alguna empresa en los medios de comunicación masiva.
Como podemos ver, la mercadotecnia se encuentra presente en cualquier
organización social. Las principales funciones del área de mercadotecnia son:
la fuerza de ventas es el grupo de personas que atiende a los distintos
compradores para ofrecerles los productos de la empresa y hacer las ventas.
Dependiendo del volumen, las ventas pueden ser de mayoreo o menudeo. La
definición de qué significa mayoreo y menudeo lo decide la empresa y es
específica para cada caso particular.
Este plan puede ser a corto,
mediano o largo plazo (un mes un año, cinco años, respectivamente). Uno de los
beneficios de este tipo de plan es que, al establecer los objetivos y metas, la
empresa tiene una estimación de sus ingresos probables. Un plan requiere
que se precise por escrito:
Los canales de distribución son los medios que
utilizan las empresas para poner sus productos en manos del consumidor final.
Como ejemplos de los canales de distribución podemos citar los centros
comerciales, las tiendas de autoservicio, los almacenes de descuento, las
sucursales, las agencias, los concesionarios y las franquicias.
Debido a los avances tecnológicos de las comunicaciones y
la computación de los últimos años, y su utilización por las áreas de
mercadotecnia de las empresas, hemos sido testigos de la adaptación que se ha
dado en el canal de distribución directo al incorporar las ventas por internet,
lo cual ha permitido establecer el contacto para la venta directa sin importar
distancias ni diferencias de horarios.
De la correcta fijación del precio del producto o servicio
va a depender el éxito de su comercialización. Si el consumidor considera que
el producto es demasiado costoso, muy difícilmente lo va a adquirir y, si, por
el contrario, considera que el precio es muy bajo, va a desconfiar de la
calidad del producto.
Para determinar el precio de
venta de un producto es necesario conocer sus costos, los gastos
administrativos de la empresa y el margen de utilidad proyectado. Por otro
lado, se debe comparar con los precios de los productos similares con los que
está compitiendo en el mercado. Y finalmente, si es posible, determinar cuánto
están dispuestos a pagar los consumidores por el producto.
El objeto de esta función es generar una imagen favorable
de la empresa ante el público en general. Para lograrlo, las empresas buscan
tener relaciones sociales cordiales con sus clientes presentes y futuros
mediante las actividades que realizan y la imagen que proyectan.
Las empresas continuamente
generan productos nuevos o renuevan los ya existentes, ofrecen nuevos servicios
o modifican los atributos de los que ya tienen a un ritmo cada vez más
acelerado. Como consecuencia, se encuentran múltiples variedades del mismo
producto con pequeñas diferencias en algún atributo; por ejemplo: encontramos
pastas de dientes anticaries,
blanqueadoras, para
dientes sensibles, con diferente sabor; champús para cabello reseco, para
cabello grasoso, para cabello maltratado, para cabello teñido, con miel, con
manzanilla; viajes en avión para clase económica, clase turista o primera
clase; seguros de gastos médicos, con opciones entre hospitales de gran lujo u
hospitales más modestos, y en cada nivel de hospitales se puede elegir entre
pagar una prima mayor o, en caso de requerir los servicios, pagar cantidades
extra que les llaman coaseguro y deducible.
Para cada producto nuevo, ya sea un producto
físico o un servicio, o cada presentación o alternativa diferente, se tienen
que realizar muchas actividades, entre las que están establecer sus
características, crear marcas, diseñar el empaque, diseñar las etiquetas,
etcétera.
promoción y publicidad
Este aspecto es de vital
importancia porque una empresa puede tener un producto de I excelente calidad,
utilizar buenos canales de distribución y vendedores, pero si no tiene
una forma de dar a conocer las características y beneficios de los
productos al público consumidor, seguramente estará destinado al fracaso. La
promoción de los productos y de la empresa nos ayuda a:
• Atraer la atención de los consumidores
• Mejorar la imagen del producto y de la empresa
• Aumentar la efectividad de los distribuidores
La publicidad se lleva a cabo mediante campañas publicitarias, que son
proyectos para hacer llegar información de un producto o una empresa al
público. Los pasos a seguir para desarrollar una campaña publicitaria son:
Dentro de los medios de difusión que se pueden utilizar
para desarrollar una campaña publicitaria están la televisión, la radio, la
prensa, las revistas, internet y los volantes. La función principal de la
publicidad es atraer la atención de los clientes hacia los productos de la
empresa y motivarlos para que los compren.
El proceso publicitario
|
Investigación de mercados
Es un proceso sistemático y
objetivo basado en técnicas estadísticas para inferir los gustos, necesidades,
tendencias, preferencias y, en general, cualquier aspecto que se quiera
investigar del mercado. Para realizar una investigación de mercado, lo primero
que se debe hacer es definir bien la meta que se quiere lograr. A partir de
esta meta, se establece la metodología a seguir y se determina tanto la
información que se debe obtener como la forma de obtenerla.
Algunos de los instrumentos que normalmente se utilizan
son cuestionarios, entrevistas y sesiones grupales. En el siguiente cuadro se
presenta un ejemplo de un cuestionario para investigación de mercado y los
fines que se persiguen con el mismo.
[ Cuestionario para
investigación de mercado
|
|
Finalidad
|
Pregunta
|
Evaluar los artículos que más demanda tienen en el
mercado.
|
• Dentro de los productos que tenemos a la venta,
¿cuál es el que solicita con más frecuencia?
|
Conocer la competencia que existe de nuestros
productos con respecto al precio, calidad y servicio; y a nuestra competencia
propiamente dicha.
|
• ¿Podría mencionar tres empresas que le ofrezcan
productos o servicios similares?
• ¿Cómo considera el precio, la calidad y el
servicio de la compañía X en relación con sus competidores?
• Precio: •
Servicio:
• Más alto ■ Más alto
• Igual ■ Igual
■ Más bajo ■ Más bajo
•
Calidad:
■
Más alta
•
■ Más baja
|
Conocer las necesidades de nuestros clientes con respecto
a nuestros productos y/o servicios.
|
• Mencione tres características o
aspectos que le gustaría que ofreciera o mejorara la empresa.
|
Dar a conocer nuestro servicio, adaptándolo según las
necesidades de los clientes.
|
•
¿Cómo
considera el servicio que le ofrece la empresa?
■
Bueno
■
Regular
- Malo
•
¿Por qué?
|
Conocer en qué rango está considerado el precio que
ofrece la empresa.
Conocer la calidad de los productos que ofrece la
empresa.
|
•
¿Cómo
considera el precio que ofrece la empresa por X producto?
■ Alto
■ Regular
■ Bajo
•
¿Por qué?_________
•
¿Cómo
considera la calidad de los productos que ofrece la empresa?
• Buena
■ Regular
■ Mala
• ¿Por qué?
|
Conocer si existen otros productos que nuestros clientes
quisieran adquirir.
|
• ¿Qué otros productos le gustaría que también
vendiera la compañía X?
|
El siguiente paso es aplicar los instrumentos a los
sujetos seleccionados y registrar toda la información recopilada. Finalmente,
se realiza un análisis de los datos y se obtienen los resultados. Es
conveniente aclarar que la descripción que hemos dado del proceso de la
investigación de mercado es una simplificación del mismo y no pretende estar
completa, únicamente queremos dar una idea de lo que se debe hacer para
realizarla.
Esta área se inició históricamente a partir del
registro de las operaciones financieras de una empresa. Esta es una
actividad básica para tener una idea clara de la situación que tiene la empresa
y poder tomar decisiones con bases firmes. Una vez que se tiene un registro
ordenado de las operaciones financieras, su análisis permite establecer tendencias
y obtener información que nos permite realizar la planeación de las actividades
de la empresa para aprovechar mejor las condiciones que se presentan y asi
obtener un mayor valor para la misma.
Con el paso del tiempo y el
crecimiento de la empresa es posible que se obtengan ingresos superiores a sus
necesidades para subsistir y satisfacer lo que requiere en el momento presente;
por lo que se hace necesario aprovechar los excedentes de dinero en
lugar de simplemente guardarlos para el momento en que se necesiten.
Otra consecuencia del crecimiento de una
empresa es el incremento en el número de empleados que realizan las funciones
de registro financiero, lo que plantea la necesidad de controlar a los
empleados para que realicen sus actividades de la mejor manera posible y
con base en los lineamientos estipulados.
El área de finanzas es una parte de la
organización que va formándose de forma paulatina con el crecimiento de la
empresa. En las micro y en las pequeñas empresas, las funciones de esta área
normalmente son realizadas por una persona, generalmente el dueño o alguno de
los socios fundadores, o bien, son subcontratadas con algún prestador de
servicios externos. Conforme la empresa crece o sus operaciones son más
complejas, estas funciones deben ser realizadas por equipos de personas
especializadas en las diferentes disciplinas relacionadas con el área, como
contadores, economistas y administradores, entre otros.
Algunas de las principales funciones que tiene
el área financiera para poder cumplir con sus objetivos son:
Registro
contable de las operaciones
Todas las operaciones realizadas en la empresa deben quedar debidamente
registradas en la contabilidad de la misma. La contabilidad es una disciplina
que tiene reglas y procedimientos bien definidos para hacer el registro de las
operaciones. Dentro de la información que nos proporciona están los estados
financieros de la empresa, que son los reportes contables que muestran la
situación económica de la empresa; estos les proporcionan a los directivos
bases adecuadas para tomar sus decisiones, se utilizan para determinar los
impuestos correspondientes y abren la posibilidad de acceder a créditos
proporcionados por instituciones financieras.
Administración y control de activos
Todas las empresas cuentan con activos que son los bienes con que
cuentan para realizar sus operaciones.
Activo
|
Definición
|
Caja
|
Dinero disponible para las operaciones diarias.
|
Bancos
|
Dinero manejado en cuentas bancarias.
|
Inventarios
|
Existencias de materiales y mercancías con que
cuenta la empresa. Los inventarios llevan en forma independiente de acuerdo
con el tipo de material que registra; por ejemplo: inventario de materias
primas, inventario de producto terminado, inventario de mobiliario y equipo.
|
Activo fijo
|
Los bienes muebles e inmuebles que pertenecen a
la empres
|
Cuentas por cobrar
|
Ventas a crédito que aún no han sido cobradas.
|
Para
poder cumplir con esta función se utiliza la contabilidad de costos, en la cual
se lleva un registro detallado de todos los factores que afectan los costos,
entre los cuales están el costo de los productos utilizados, los sueldos y
salarios, las rentas y los gastos de venta.
Su
finalidad es verificar y controlar que los empleados estén haciendo el registro
de las operaciones de la empresa de acuerdo con los principios generales de la
contabilidad y con los lineamientos definidos por la empresa.
Tiene como finalidad establecer los planes que llevarán a cabo para
obtener el futuro deseado para la empresa. Se trata de determinar con la mayor
exactitud posible los importes que se van a gastar e invertir en cada concepto
involucrado en el lapso de tiempo que abarca el plan, En el proceso de
elaboración de estos planes se consideran los diferentes escenarios que
pudieran presentarse, de tal manera que se comparen los resultados obtenidos
con cada uno de ellos y así elegir entre las mejores opciones.
Una de las actividades que
se realiza es la evaluación de los diferentes proyectos de inversión que se
tienen disponibles para elegir la mejor alternativa. Dentro de los planes que
se generan
están los planes de negocio, los pronósticos de ventas, los presupuestos
de gastos de operación y los requerimientos de financia- miento externo.
Al formar parte de la sociedad, la empresa tiene que cumplir con las
obligaciones fiscales marcadas por las leyes vigentes mediante la presentación
de diversas declaraciones ante las autoridades gubernamentales. El área
financiera es la responsable de preparar las declaraciones a que está obligada
la empresa y, en su caso, de realizar los pagos correspondientes
Para poder cumplir con sus
funciones, las áreas de finanzas se organizan de diferentes formas, dependiendo
de las necesidades internas de la empresa y de las preferencias de las personas
encargadas de crear la organización. Por lo general en las micro y en las pequeñas
empresas, las funciones de esta área se realizan internamente y están a cargo
del dueño o de alguno de los socios fundadores; o en ocasiones, las pocas
funciones que se realizan están subcontratadas a algún prestador de servicios
externo.
En las empresas medianas y
grandes puede haber entre una y tres áreas orgánicas principales relacionadas
con las finanzas que, por lo general, forman parte de los organigramas y entre
ellas se dividen las funciones del área de finanzas, que son la contraloría, la
tesorería y la auditoría interna.
Cuando existen la contraloría y la tesorería, normalmente
entre ellas se reparten la mayor parte de las funciones del área de finanzas;
en ocasiones, la tesorería le reporta a la contraloría y en otras ocasiones ambas
están en el mismo nivel del organigrama de la empresa. Si este es el caso,
ambas entidades le reportan a una vicepresidencia o a la dirección de finanzas.
El área de auditoría interna le reporta
directamente al director general o al presidente del consejo de administración,
ya que sus funciones son la revisión y control del área de finanzas para que
funcione de acuerdo con las prácticas comúnmente aceptadas y los lineamientos
dictados por la empresa, por lo que no puede ser juez y parte.
Las
finanzas presentan un área de conocimiento que tiene aplicaciones en prácticamente
todo lo que hacemos y un conocimiento más profundo de ellas nos puede facilitar
mucho la vida. Podemos, por ejemplo, elaborar un presupuesto de gastos
personales, establecer un programa de ahorro para adquirir un bien o servicio
que por el momento está fuera de nuestras posibilidades, etcétera.
en grandes cantidades y con el menor costo posible, al que se le conocía como administración de manufactura Cuando las empresas prestadoras de servicios empiezan a tener relevancia, los teóricos se ven en la necesidad de englobarlas en el estudio con las empresas de manufactura y se da a conocer al área como administración de operaciones.
la producción es el conjunto de procesos cuya
finalidad es obtener productos, ya sean bienes o servicios en su forma final,
mediante la transformación de otros productos que son las entradas del proceso.
Para el caso de los bienes, las entradas son las materias primas u otro tipo de
productos a los que se les aplica algún tipo de transformación para obtener
productos terminados.
Como ejemplo para comprender esta definición, apliquémosla de una manera muy simplificada en los casos de servicios definimos al área funcional de producción y operaciones como el conjunto de actividades cuya función es obtener como salidas los productos deseados mediante la transformación de otros productos utilizados como entradas.
El fin principal del área es
la elaboración de los productos al menor costo posible, en el tiempo programado
y con los estándares de calidad requeridos para la satisfacción de los consumidores.
Algunas de las principales funciones de esta área son el diseño de productos,
las compras, la programación de la producción, el control de calidad y el
mantenimiento.
• Diseño de productos:
Cuando se detectan necesidades no atendidas en el mercado, las empresas
diseñan productos nuevos o cambian las características de alguno que se pueda
utilizar como base para satisfacer estas necesidades. Algunas de las
actividades de esta función son la definición de características del producto,
la definición de los procesos necesarios para la elaboración del producto o la
prestación del servicio y la definición del precio de venta.
Los avances tecnológicos ocurridos en tiempos recientes han
generado muchos cambios en la forma en que se realiza esta función. Actualmente
hay empresas de producción de bienes que utilizan una técnica conocida como
CAD, siglas de Computer Aided Design (Diseño Asistido por Computadora).
Esta tecnología ha permitido reducir significativamente el tiempo que se
utilizaba para el diseño de los productos.
•
Compras: Normalmente dentro de las
funciones de esta área funcional se considera el abastecimiento de los
suministros necesarios para llevar a cabo el proceso de producción. Dentro de
las actividades que se llevan a cabo en esta función están la cotización de los
productos que se requieren, la selección de proveedores, la negociación con el
proveedor seleccionado y el establecimiento y mantenimiento de las relaciones
con los proveedores.
• Programación
de la producción: El objetivo de esta función es establecer un plan de las
actividades de producción que permita generar los productos o prestar los
servicios comprometidos por la empresa. Dentro de los aspectos que se
deben tomar en
cuenta para la elaboración del plan están los requerimientos de producción, la
capacidad de producción instalada y la existencia de los recursos necesarios.
•
Control de la calidad: Esta
función es la encargada de vigilar constantemente que la producción y operación
cumpla con los requisitos programados y establecidos por el diseño del producto
o servicio. En tiempos recientes, el control de calidad está adquiriendo gran
importancia ya que, por la competencia que existe, los consumidores están
exigiendo cada vez mejor calidad de los productos que adquieren.
• Mantenimiento: Su finalidad es que la maquinaria y el equipo se
encuentren trabajando en las mejores condiciones posibles. El mantenimiento
puede ser preventivo o correctivo. En la actualidad, los sistemas de producción
han tenido cambios de gran importancia, impulsados por los cambios sociales,
económicos y tecnológicos. Algunos de estos cambios incluyen el desarrollo de
estándares, mejor calidad en los productos, mayor productividad y, sobre todo,
el uso cada vez mayor de computadoras y dispositivos automáticos en la
producción.
Por otro lado, las grandes empresas han optado
por desmontar las fases de su producción en serie, un modelo de producción
desarrollado a principios del siglo pasado por Henry Ford donde en el proceso
de producción en línea entraban materias primas y salían automóviles
terminados. Este modelo de producción se utilizó mucho hasta que, a partir de
la década de 1970, el modelo fue abandonándose y se empezaron a subcontratar
algunas de estas actividades a otras empresas. Ejemplos de esta tendencia se
encuentran en la industria automotriz, la fabricación de maquinaria pesada y la
industria del hardware.
La globalización ha provocado otro cambio importante
en los procesos de fabricación, pues ahora se obtienen productos mediante
procesos de ensamble en los que se arman los productos terminados utilizando
partes adquiridas en varios países.
En el caso de los servicios,
algunos viajes en crucero, por ejemplo, aprovechan estar en aguas internacionales,
donde no se aplican las legislaciones locales de ningún país, para realizar
actividades de juegos de azar que no están permitidas en algunos países.
Recursos humanos
Representan el pilar fundamental de las empresas, pues son los
empleados quienes realizan todas las actividades de la empresa. El área está
encargada de todos los procesos en los que se involucra al personal de la
empresa, como buscar a los potenciales empleados, contratarlos, establecer las
condiciones de trabajo y mantener el expediente de cada uno. Dos de los
principales objetivos del área son contar con los trabajadores adecuados en
todos los puestos de la empresa y establecer relaciones duraderas entre los
empleados y la empresa.
El área funcional de recursos humanos comprende el conjunto de
actividades que tienen la finalidad de establecer y mantener las relaciones
laborales entre la empresa y el trabajador dentro del marco legal. Para lograr
un mejor desempeño de sus trabajadores, es recomendable que la empresa le
proporcione al trabajador, entre otras cosas:
•
Capacitación
•
Desarrollo laboral
•
Motivación
•
Remuneración adecuada
•
Reconocimiento de sus
méritos
•
Seguridad e higiene
•
Entorno laboral
favorable
La
administración del área de recursos humanos es la aplicación de la etapa del
proceso administrativo llamada, por algunos autores, integración, cuya función
es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeación y
la organización han señalado como necesarios para el logro de las metas
establecidas en la empresa. Los principios de la integración de personas son:
·
Adecuación
de personas y funciones: Las personas deben adaptarse a las funciones y no las
funciones a las personas. La selección de personal debe hacerse bajo el
criterio de desempeñar un puesto.
·
Provisión
de los elementos necesarios: La empresa debe proveer a cada trabajador de los
elementos necesarios para que pueda realizar sus obligaciones de una manera
eficiente.
·
Introducción
al ámbito laboral: La integración a una empresa es de vital importancia y, por
lo mismo, el personal de nuevo ingreso debe ser apoyado y vigilado para su
pronta adaptación al ámbito laboral.
Los elementos que forman la integración son:
•
Planeación de los
recursos humanos
•
Reclutamiento
•
Selección
•
Inducción
Planeación de los recursos humanos
Consiste en asegurar que las necesidades de personal se satisfagan de
manera constante y adecuada, para lo cual es necesario determinar el número de
personas y el perfil requerido para cada una de ellas. El perfil del empleado
incluye entre otras cosas, sus conocimientos, habilidades y destrezas.
Es necesario contar con el análisis del puesto, que es la descripción
ordenada de los deberes y responsabilidades que requiere. Esta descripción debe
incluir qué se hace, ¡cuándo, dónde, cómo, por qué y quién, así como las
relaciones y colaboración que tiene con otros puestos y las habilidades,
destrezas, experiencia y conocimientos que requiere el empleado para poder
ocupar el puesto.
Reclutamiento
Su propósito es conseguir candidatos de modo que la organización pueda
seleccionar las mejores opciones disponibles para contratar los empleados que
necesita para llenar las vacantes de una organización. Los candidatos suelen
ser encontrados mediante anuncios en internet, la prensa y en las revistas
profesionales, por medio de agencias de empleo ya sea en línea o fuera de línea, contactos
personales y mediante visitas a los colegios y universidades.
Selección
Consiste en evaluar y escoger entre varios candidatos la mejor opción
disponible para el puesto. Dentro de las actividades que se dan en la selección
del personal están los exámenes de conocimientos, habilidades y destrezas; las
entrevistas, la comprobación de referencias y el examen físico.
Inducción
Es el proceso de guiar y ubicar al nuevo trabajador en su puesto,
quien deberá ser presentado con sus compañeros de trabajo, se le asignarán sus
diferentes funciones y responsabilidades y se le darán a conocer tanto las
políticas como las metas de la empresa. Dentro de las principales funciones
del área de recursos humanos están:
•
Establecer relaciones
laborables
•
Capacitación y
desarrollo del trabajador
•
Motivación de los
trabajadores
•
Remuneración adecuada
•
Valuación de puestos
•
Seguridad e higiene
Establecer relaciones laborables
La relación laboral surge cuando una persona presta un trabajo
personal subordinado a otra persona ya sea física o moral, mediante el pago de
un salario. La Ley Federal de Trabajo determina las normas de las relaciones
laborales. Las relaciones de trabajo se formalizan mediante la firma de un
contrato, el cual puede ser individual o colectivo, dependiendo si se firman
entre la empresa y un trabajador o entre la empresa y un grupo de trabajadores
(por lo general un sindicato).
La relación de trabajo puede ser por obra o tiempo determinado o por
tiempo indeterminado. Cuando no se estipula expresamente, se consideran por
tiempo indeterminado. La suspensión de la relación de trabajo ocurre cuando se
dan circunstancias de tipo temporal que imposibilitan la realización del
trabajo, por ejemplo, una enfermedad ocupacional que incapacite al trabajador
para realizar su trabajo.
Dentro de las responsabilidades de los trabajadores y patrones podemos
mencionar las siguientes:
•
Conocer y respetar los
fundamentos legales de las relaciones entre un patrón y trabajador.
•
Conocer, respetar y
hacer respetar el reglamento interior de trabajo y el contrato colectivo.
•
Aplicar las medidas
disciplinarias que amerite el trabajador en la forma que corresponda a la
falta cometida.
•
Respetar la autoridad,
derechos y funciones de los representantes sindicales.
•
En caso necesario,
realizar la separación del trabajador con la empresa de acuerdo con el
procedimiento legal para el mismo.
•
Mantener informado al
trabajador acerca de su desempeño en el periodo de prueba.
•
Respetar los derechos
de los trabajadores.
Capacitación y desarrollo del trabajador
La empresa tiene que generar periódicamente programas para desarrollar
habilidades y conocimientos en el trabajador que le permitan aprovechar todas
sus potencialidades y aptitudes para lograr una mejoría en el puesto que
ocupa. Esto le permitirá al trabajador:
•
Aumentar su eficiencia • Facilitar el trabajo
•
Fomentar el entusiasmo • Reducir los accidentes
Es recomendable comparar el desempeño de los trabajadores antes y
después de la capacitación con la finalidad de evaluar la eficiencia del
programa de capacitación.
Motivación de los trabajadores
Las personas tienen necesidades que deben ser satisfechas. Cuando una
necesidad no está satisfecha, la gente tiende a buscar la manera de
satisfacerla, a esto se le llama motivación.
Todos tenemos necesidades y las satisfacemos de distintas formas,
dependiendo de nuestros gustos, recursos y cultura. A lo que satisface una
necesidad se le conoce como satisfactor. Es así que las necesidades
motivan la conducta de las personas para obtener un satisfactor. Según Abraham
Maslow, estudioso del
comportamiento, existen cinco niveles de necesidades. Cuando las
necesidades de un nivel están satisfechas, se empiezan a atender las
necesidades del
siguiente nivel. Los niveles de necesidades son:
•
Básicas o de
supervivencia, (fisiología)
•
Seguridad
•
Pertenencia
(afiliación)
•
Reconocimiento
•
Autorrealización
Necesidades básicas o de supervivencia: También se les conoce como
necesidades fisiológicas. Son aquellas relacionadas con la supervivencia:
hambre, sed, relaciones sexuales, etcétera.
Necesidades de seguridad: Abarcan, entre otras, tener un refugio que
nos proteia, la eliminación de riesgos, la seguridad de recursos, reglas de
orden.
Necesidades de pertenencia: También conocidas como necesidades de
afiliación. Se reflejan en el deseo de ser una persona social, aceptada por
los demás y de lograr pertenecer a un grupo, ser estimado; este nivel
corresponde a los vínculos familiares, amistades, grupo de trabajo, etcétera.
Remuneración adecuada
Ofrecer a sus empleados una adecuada remuneración, le permite a la
empresa una mayor estabilidad en su personal, lo que se traduce directamente
en ahorro de tiempo, dinero y esfuerzo. Es el elemento que le permite a la
empresa atraer y retener los recursos humanos que necesita. Esta función es una
disciplina de estudio por sí misma, a la que se le denomina administración de
sueldos y salarios, y es la parte de la administración que estudia los
principios y técnicas para lograr que la compensación del trabajador sea la
adecuada, acorde al trabajo desempeñado y a las posibilidades de cada empresa.
La remuneración por el trabajo normalmente se utiliza para reconocer
situaciones especiales entre los empleados, por ejemplo, pagar una compensación
por antigüedad para reconocer a los empleados que han estado por mayor tiempo
en la empresa; incentivos por productividad para reconocer a los empleados o
departamentos que superan las cuotas de producción; comisiones por ventas;
aumentos selectivos por méritos obtenidos en el trabajo, etcétera.
Valuación de puestos
Es el proceso de valorar formalmente los logros de alguien en el
trabajo y proporcionar retroalimentación. Esta valoración cumple tres
propósitos básicos para mantener una fuerza laboral de calidad:
•
Permitir que el
trabajador sepa dónde se encuentra en relación con los objetivos.
•
Contribuir con su
capacitación y desarrollo continuos.
•
Reconocer sus méritos.
Por lo general, las metas de esta función se cumplen por los jefes
directos de una manera informal al hacer una revisión periódica de los
empleados. En las empresas donde se tiene bien desarrollada el área de
recursos humanos, esta función es realizada por personas especializadas.
Seguridad e higiene
Es el conjunto de técnicas que permiten localizar y evaluar los
riesgos y establecer las medidas para prevenir los accidentes de trabajo y las
enfermedades ocupacionales. Algunas^ de las actividades que se realizan para
cumplir esta función son:
•
Mantener siempre
limpias y ordenadas las áreas de trabajo.
•
Realizar recorridos por
las instalaciones para identificar y eliminar actividades y condiciones
inseguras.
•
Utilizar equipo de
protección personal, en buen estado y adecuado a las condiciones del entorno
laboral.
•
Capacitar al personal
para realizar su trabajo con seguridad.
•
Identificar las
diversas señales de precaución y emergencia para actuar de forma adecuada en
caso de una crisis.
•
Fomentar y promover
mejoras en el medio ambiente.
•
Respetar los perfiles
de los puestos de trabajo y la integridad física del personal.
•
Promover los exámenes
médicos periódicos para conocer las condiciones físicas del personal.
•
Fomentar las campañas
de salud entre el personal de la empresa.
También se debe cuidar que se utilicen solamente los recursos
naturales necesarios para el proceso productivo y evitar todo tipo de derroche.
En caso de fugas, derrames o riesgo de situaciones peligrosas o fuera de lo
normal, se debe evitar poner en riesgo al personal. Es un deber conocer y
promover las normas establecidas en materia ecológica. Dentro de los múltiples
beneficios que se obtienen por llevar a cabo las acciones de seguridad e
higiene, podemos citar:
•
Reducción de los costos
de operación al evitar pagar incapacidades, tiempo extra, reposición de
materiales dañados, altas primas de seguro o multas.
•
Mejora de la imagen de
la empresa ante las autoridades, comunidad y los propios trabajadores.
•
Operaciones eficientes
al evitar paros de la producción por eventos como incendios, lesiones en los
trabajadores u otros accidentes que inhabilitan las instalaciones.
•
Protección al ambiente.
•
Evitar lesiones que
puedan incapacitar a los trabajadores para realizar sus actividades cotidianas
mediante el conocimiento de los riesgos de las áreas de trabajo. Es invaluable
el beneficio de conservar la salud.
Sistemas
Esta área en su forma actual es la de más reciente incorporación a las
principales áreas funcionales en la empresa. Surge con el uso de las
computadoras en las empresas, lo cual se generaliza ya bien entrada la segunda
mitad del siglo XX. Como ocurre con casi todas las tecnologías, cuando se están
introduciendo resultan muy caras y conforme se va generalizando su uso, cada
vez resultan más económicas. Inicialmente, el uso de las computadoras en el
ambiente empresarial estaba reservado a las empresas muy grandes y con
alta solvencia económica. El área de sistemas estaba formada por un grupo
grande de personas con alta especialización y con necesidad de mucho espacio e
instalaciones especiales.
Actualmente, el equipo de cómputo es una tecnología cuyo costo permite
utilizarla hasta en las empresas más pequeñas. Existe una gran variedad de
aplicaciones que permiten a las empresas el registro y explotación de la
información necesaria para sus operaciones y para la toma de decisiones, que
solamente requiere capacitar al personal que realiza las funciones de registro
para que, en lugar de hacerlo manualmente, lo haga directamente en la
computadora.
También existen empresas que cuentan con muchísimos usuarios y una
cantidad impresionante de información almacenada y que requieren centros de
cómputo muy grandes con equipos de alto costo y muy especializados. Dentro de
los centros de cómputo más grandes podemos mencionar los de Microsoft y los de
Google.
Los fines del área de sistemas pueden ser muy variados, dependiendo de
las necesidades y posibilidades de la empresa. Entre las finalidades más
comunes podemos citar:
•
Proporcionar la
información necesaria para apoyar la toma de decisiones.
•
Proporcionar los medios
para el registro de información de la empresa.
•
Mantener en buen
resguardo la información de la empresa.
•
Facilitar la
comunicación.
•
Apoyar a las otras
áreas funcionales de la empresa en la realización de sus actividades.
•
Facilitar a los
empleados la realización de sus labores.
•
Mantener el buen funcionamiento
de la infraestructura informática de la empresa.
•
Planear la adquisición
de equipo nuevo.
•
Satisfacer las
necesidades de procesamiento informático de la empresa.
•
Apoyar a los empleados
de otras áreas funcionales de la empresa para obtener el mejor aprovechamiento
de la infraestructura informática.
Dentro de las principales funciones que se realizan en el área de
sistemas mencionaremos:
•
Desarrollo de
aplicaciones necesarias para la empresa.
•
Administración de las
bases de datos.
•
Administración de la infraestructura
computacional de la empresa.
•
Proporcionar soporte
técnico a los usuarios.
•
Proporcionar
mantenimiento a los equipos.
•
Proporcionar
mantenimiento a las aplicaciones.
•
Capacitar a los
usuarios en el uso de los sistemas.
Desarrollo de aplicaciones
Una computadora tiene la capacidad de realizar operaciones a gran
velocidad. La programación de las computadoras para que realicen una serie de
operaciones para lograr un objetivo definido forma un programa o aplicación.
Estas aplicaciones son las herramientas que permiten a una computadora
convertirse en un auxiliar para el ser humano.
Las aplicaciones pueden desarrollarse internamente en la empresa o ser
contratadas mediante un proveedor de servicios para que la desarrolle, o bien,
ser adquiridas o rentadas, sobre todo, las de uso genérico que poseen las
características mínimas necesarias para que la empresa obtenga los resultados
que busca.
El desarrollo de una aplicación es un proceso que inicia cuando se
plantea una situación que requiere un dispositivo informático para su
solución; por ejemplo, en una empresa con un grupo de vendedores que visita
clientes, y que requieren saber al momento de estar con el cliente si hay
existencia de algún producto específico para entrega inmediata, y en tal caso,
comprometer ese producto para que no se vaya a ofrecer a otro cliente. Hay
múltiples formas de solucionar esta situación: podemos pensar en una aplicación
en la cual el vendedor, desde una tableta o un teléfono celular con acceso a
internet, pueda realizar la verificación de existencia y la reservación del
producto para el cliente que está visitando. Para que esto sea posible, se debe
desarrollar la aplicación que lo haga. Por ejemplo, en el caso de las empresas
que proporcionan servicios, como una aseguradora, el vendedor puede verificar
los costos y preparar una cotización directamente en la oficina del diente
desde una tableta o un teléfono celular.
Administración de las bases de datos
Normalmente la información de la empresa está almacenada en bases de
datos, que son programas que permiten manejar la información de la empresa. Son
aplicaciones de sistema que requieren personal técnico calificado para su
manejo y administración. El administrador de la base de datos es responsable de
mantener disponible la información de la empresa para su uso y del desarrollo
de las partes de las aplicaciones que interactúan con la base de datos.
administración de la infraestructura computacional de la empresa
En una empresa puede haber muchos tipos de equipo computacional:
computadoras, servidores, dispositivos para conectar redes, teléfonos y otros
dispositivos conectados a la red. Todo este equipo requiere de personas que lo
administren y se encarguen del mantenimiento del mismo.
Proporcionar soporte técnico a los
usuarios
La mayor parte de los usuarios de computadoras no tienen el
conocimiento técnico necesario para cambiar la configuración de las
aplicaciones o resolver problemas que se les presentan. Por esta razón, es
necesario proporcionar el soporte técnico.
Proporcionar mantenimiento a los equipos
Todos los equipos de cómputo requieren mantenimiento; en ocasiones solamente
es necesario realizar actualizaciones del sistema operativo o de las
aplicaciones de sistema. En otras ocasiones es necesario hacer reparaciones
físicas del equipo.
En la mayor parte de las empresas las reparaciones físicas se realizan
con proveedores externos, ya que por lo general no es costeable tener un área
interna de reparación de equipo.
Proporcionar mantenimiento a las
aplicaciones
Con el paso del tiempo y los cambios en el entorno de la empresa, se
hace necesario hacer ecuaciones o cambios en las aplicaciones. Si la empresa
hizo el desarrollo de la aplicación en forma interna, también debe hacer el
mantenimiento de la misma. Un ejemplo de este tipo de situaciones se presentó
hace poco tiempo, cuando la Secretaría de Hacienda hizo cambios en la ley para
que las empresas tuvieran que emitir las facturas en forma electrónica. Las
empresas tuvieron que darles mantenimiento a las aplicaciones de facturación
para poder cumplir con esa legislación.
Capacitar a los usuarios en el uso de los
sistemas
Los usuarios de los sistemas requieren capacitación para el uso
correcto de los sistemas.
Proporcionar esta capacitación es una función del área de sistemas.
Organización del área de sistemas
Depende principalmente del tamaño de la empresa, la cantidad y
variedad del equipo y de si habrá desarrollo interno o no. El área de sistemas
de una empresa puede ser toda una organización que está a cargo de un ejecutivo
de alto nivel o, en casos de empresas que no hacen desarrollo ni tienen
grandes necesidades de procesamiento de información, puede estar formada por
una sola persona encargada de las funciones del área que se llevan a cabo en la
empresa. Algunas de las áreas orgánicas que conforman el área de sistemas son:
•
Desarrollo y
mantenimiento de aplicaciones
•
Administración de bases
de datos
•
Infraestructura
•
Capacitación
•
Soporte a usuarios
Los ejemplos mencionados en la sección de desarrollo de aplicaciones
pueden ser muy difíciles de implementar sin el uso de computadoras conectadas
en línea, incluso en el caso de que se implementen en forma manual, son
procesos que puede resultar muy lentos para tener utilidad práctica.
